Perfiles a los que está dirigido el artículo:
La funcionalidad prematrícula solo está disponibles desde el perfil UTP.
Para acceder a la funcionalidad prematrícula, desde el panel principal al costado izquierdo de la pantalla, siga la ruta:
[Administración] > [Prematrícula] (5° en la lista)
Está diseñada para que aquellos establecimientos que utilizan la plataforma WebClass como libro digital, organicen los procesos de prematrícula de alumnos nuevos y antiguos desde un centro común. Desde aquí, los encargados del proceso pueden recopilar la información de los estudiantes a través de formularios de prematrícula digitales, enviados a los apoderados mediante un link. Cuando la información es devuelta, los encargados de prematrícula pueden gestionar las matrículas para el año venidero directamente desde esta funcionalidad.
La administración de los procesos de prematrícula por nivel se realiza desde la pantalla de inicio de la funcionalidad. Allí, se categorizan en procesos para estudiantes nuevos y antiguos.
Cada proceso abierto se almacena en una base de datos “temporal”, en el administrador de prematrículas de la plataforma. Si se concreta la matrícula, la plataforma sobrescribe automáticamente los registros antiguos o crea uno nuevo (junto a las cuentas de usuario de apoderado y estudiante).
- 1. Prematricular y matricular estudiantes antiguos
- 2. Prematricular y matricular estudiantes nuevos
La existencia de datos en prematrícula no conlleva la promoción de nivel.
1. Abrir procesos de prematrícula y enviar links a formularios
- Sitúese en la planilla "Registro Prematrículas para Alumnos del Colegio" y observe los procesos abiertos en la columna "Nivel". Si el nivel deseado no está en el listado, presione [+Agregar Proceso], en la esquina superior derecha de la pantalla (por ejemplo, para prematricular alumnos que actualmente se encuentran en 2° básico, debe abrir un proceso para 3° básico).
- Una vez abierto el nuevo proceso, o si el nivel deseado ya está en el listado, ingrese a él desde la columna acciones.
- En la pantalla de administración de prematrículas del nivel, filtre por curso de origen y destino. Se cargarán en pantalla todos los estudiantes que pertenecen al curso de origen.a. "Origen" es el curso actual de los y las estudiantes.
b. "Destino" es el curso (del año venidero) en que se hará la prematrícula. - (Anexo) Para modificar el curso asignado a los estudiantes, vaya a la columna "Curso" y modifique el destino. Al presionar [Aceptar] en el cuadro emergente, se guardará el cambio en el formulario de matrícula del año venidero.
- Envíe el link con el formulario de prematrícula a los apoderados:
- Seleccione a los estudiantes respectivos marcando la casilla a la izquierda de cada nombre o selecciónelos masivamente marcando la casilla a la izquierda de "Nombre Alumno".
- Envíe a los apoderados el link al formulario de prematrícula. Presione [Envío correo] (en la esquina superior derecha), para enviar el link masivamente por correo electrónico o presione [Enviar link] para notificaciones individuales.Nota: Los links se envían hacia los correos electrónicos registrados en la plataforma.Nota 2: También puede [Copiar link] para un estudiante particular y enviarlo a un correo no registrado en la plataforma WebClass.
- Seleccione a los estudiantes respectivos marcando la casilla a la izquierda de cada nombre o selecciónelos masivamente marcando la casilla a la izquierda de "Nombre Alumno".
2. Matricular estudiantes
Cuando los apoderados completan y guardan la información en el formulario, el semáforo de la columna "Matriculado" cambia de amarillo a verde. A partir de este punto es posible concretar matrículas.
- Revise la información recibida desde la columna "Acciones", al extremo derecho de la matriz. Puede editar la información o reenviar el formulario al apoderado para segundas ediciones.
Si reenvía el formulario al apoderado, el semáforo cambiará nuevamente de color. - Si la información está lista, marque la casilla a la izquierda de los nombres para seleccionar a los estudiantes. Luego, presione [Matricular] en la esquina superior derecha.
Nota: Los estudiantes matriculados serán promovidos automáticamente hacia el nivel de destino.
- Al matricular, el botón verde del semáforo desaparecerá y será reemplazado por un botón azul en la columna "Acciones".
Nota: Cuando el apoderado de un alumno nuevo, añadido al proceso usando el botón [Agregar alumno], reenvía el formulario de prematrícula, la información será almacenada en el planilla "Registro de prematrícula para alumnos nuevos", en la pantalla de inicio de la funcionalidad.
-
3. Añadir alumnos nuevos
Los alumnos nuevos pueden ser añadidos a los procesos de prematrícula desde la pantalla de inicio de la funcionalidad o desde el interior de un proceso abierto en un nivel determinado. Los procesos para estudiantes nuevos se administran desde la pantalla de inicio, en la planilla "Registro de Prematrículas para Alumnos Nuevos".
Para añadir estudiante nuevos directamente desde un proceso abierto para estudiantes antiguos:
- Presione [Agregar alumno], en el cuadrante superior derecho de la pantalla.
- Se abrirá un nuevo formulario de prematrícula. Complételo con, al menos, la información básica obligatoria (marcada con asteriscos).
- Diríjase a la última pestaña del formulario (Antecedentes del Apoderado) y presiona [Guardar]. Luego, confirme en el cuadro emergente. La prematrícula se almacenará en la planilla de prematrículas para alumnos nuevos.
- Ingrese al proceso abierto para el estudiante nuevo desde la planilla de alumnos nuevos al inicio de la funcionalidad "Prematrícula". Selecciónelos y presione [Envío Correo], en el cuadrante superior derecho de la pantalla para enviar la ficha de prematrícula al apoderado.
- Luego de recibir la información por parte del apoderado y verificarla, proceda a matricular al estudiante presionando [Matricular], en la esquina superior derecha de la pantalla.
Hay dos vías para incluir alumnos nuevos en los procesos de prematrícula de cada nivel. En ambos casos, los procesos abiertos se administran desde la planilla "Registro de Prematrículas para Alumnos Nuevos".
a. Enviar link a formulario a apoderados
- Copie el link al formulario vacío presionando [Copiar link], en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio de la funcionalidad Pre-matrícula.
- Envíe el link por correo electrónico al apoderado.
- Una vez que el apoderado reenvíe el formulario, se abrirá automáticamente un proceso nuevo si previamente no existían procesos abiertos en el nivel al que postula el estudiante, de lo contrario, se añadirá el formulario al proceso existente en el nivel.
- Matricule al estudiante. Ingrese al proceso abierto en "Registro de Prematrículas para Alumnos Nuevos" presionando el botón respectivo en la columna "Acciones".
- Asigne un curso al estudiante nuevo desde la columna "Curso".
- Seleccione al estudiante y presione [Matricular], en la esquina superior derecha de la pantalla.
b. Matricular desde un proceso abierto para estudiantes del colegio
- Desde el proceso abierto para estudiantes del colegio, presione [Agregar alumno], en el cuadrante superior derecho de la pantalla.
- Se abrirá un nuevo formulario de prematrícula. Complételo con, al menos, la información básica obligatoria (marcada con asteriscos).
- Diríjase a la última pestaña del formulario (Antecedentes del Apoderado) y presiona [Guardar]. Luego, confirme en el cuadro emergente. La prematrícula se almacenará en la planilla de prematrículas para alumnos nuevos.
- Ingrese al proceso abierto para el estudiante nuevo desde la planilla de alumnos nuevos al inicio de la funcionalidad "Prematrícula". Selecciónelos y presione [Envío Correo], en el cuadrante superior derecho de la pantalla para enviar la ficha de prematrícula al apoderado.
- Luego de recibir la información por parte del apoderado y verificarla, proceda a matricular al estudiante presionando [Matricular], en la esquina superior derecha de la pantalla.